档案管理系统的构建对木门企业日常经营的影响

木门企业档案管理是非常有必要的，档案在被木门企业利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。为了在信息管理和知识管理中把握机遇，档案工作者需要不断研究新问题、掌握新方法、更新知识以胜任新的历史使命。

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木门企业档案管理系统的构建

首先，对项目需求初步调研，主要对象为各个主要模块的负责部门，主要内容为各模块主流程的确认，各个部门角色的划分。调研的主要方式通过现场实施顾问对系统主流程进行讲解，各相关业务部门将现有的系统流程与自己的业务流程进行对比，找出其差异性，以便进行修正。另外各业务部门需流程的各个关键点的角色定位进行确定，以便进行人员的权限分配。

其次，木门公司通过单位全宗、档案类型、档案报表、人员和组织机构情况、权限分配、审批流程等方面的功能需求，初步形成我木门公司所需的系统原型，在该系统中对全宗、档案目录树、档案类型、系统编号规则、档案分类方案、各类档案报表、权限角色进行定义、设计，构建一个全面、有序的档案管理系统。

为保证档案实体的安全，我木门公司与数字化加工单位签定安全保密协议，明确规定所有加工人员均严格按照重庆市保密局相关要求进行保密知识培训，加工电脑禁止连接互联网，设置开机和屏幕保护密码，并对所有的USB接口屏蔽，贴上封条;所有加工人员禁止使用手机数据线、MP3、优盘等移动存储介质，禁止复印、打印、拷贝档案资料;项目完工数据移交后所有电脑全部格式化；加工现场安装监控设备，通过一系列安全措施保证了档案实体的安全，避免加工数据的泄露。

在档案数字化的过程中，我木门公司与数字化加工单位对出、入库档案进行详细登记，做好交接的台帐记录，数字化加工单位按照专业技术标准、工艺流程，科学合理的对加工质量进行把控，每个环节对上一个工序进行监督及质量检查，保证档案、数据在每个工序顺利流畅，确保档案、数据准确、完整。

在档案数字化加工每完成一批次，我们都对扫描后的档案数据逐一审查、核对，通过检查发现了加工过程中产生的少量问题，均进行了整改;同时对档案实体进行检查，包括档案卷内纸张是否完整、档案还原情况等，并做好相应的台帐记录。

在完成了所有档案的数字化工作后，软件木门公司协助数字化加工单位把大批量的档案数据全部倒入系统，使系统可以提供丰富、准确的档案数据进行查询，同时，将所有数据进行两套移动硬盘备份，从而搭建了统一管理、随时利用、安全存储的集团化档案管理平台。

木门企业提高档案数据利用率

为保证档案管理系统各项功能的正常使用，提高档案数据利用率，规范我木门公司档案管理工作，在系统上线试运行一周后，对各级部门开展了一次该系统的专项培训，包括档案系统登陆方法、录入方法、查询方法、下载审批及其他功能操作，经过培训，各部门档案系统使用人员能够熟练的进行各种操作，基本满足日常使用。

在档案管理系统构建完成后，出台《档案管理系统管理办法》(试行)，对各部门职责、档案种类、数据标准、数据利用、使用权限等方面进行公示，并下发《数据化定点加工的通知》，对今后的入库档案提出数字化要求，保证了该系统中各类数据的顺利挂接和规范化，为该系统充分发挥利用效果打好基础。

目前，该系统运行稳定，档案信息资源得到安全可靠的的存储，为查阅者提供方便快捷的远程利用，达到了预期效果；今后根据相关的档案专业标准，我们将进一步对该系统功能进行开发、升级，力争建成我木门公司发展的重要信息管理平台。

一个新系统的使用，都会有一段时间的观察期，木门企业档案管理系统也一样，企业应该提升对档案管理系统的关注度，提升企业日常经营效益。

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